Wie jeden Monat sucht Frank Helmer, Mitarbeiter einer Verwaltungs-Akademie, die Unterlagen zusammen, die an die Nimbius AG gesendet werden sollen. Die Nimbius AG hat vier berufsbegleitende Studierende an die Akademie entsendet und möchte regelmäßig über den Fortschritt des Studiums informiert werden. Hierzu gehört zum einen der Terminplan des kommenden Monats, aber auch die Information über Ab- und Anwesenheiten der Studierenden, sogar minutengenau für den Studierenden, der das Meister-BAföG bezieht. „Gut, dass TraiNex mir in der VWA diese Informationen zur Verfügung stellt.“, denkt Helmer. „Aber wäre es nicht hundertmal besser, wenn die Nimbius AG sich die Daten ihrer vier Studierenden einfach selber holen könnte?“
Hier sorgt das erweiterte Unternehmens-Modul des Akademie-Management-Systems der Trainings-Online GmbH für die gewünschte Hilfe. Durch das geschickte Verzahnen zahlreicher Funktionen laufen in diesem TraiNex-Modul alle Unternehmensverbindungen zusammen. Studierende und Unternehmen können jederzeit die für sie relevanten Informationen abrufen, wodurch die Verwaltung entlastet wird. Die verschiedenen Bereiche der TraiNex-eigenen Lösung stellen sich dabei wie folgt dar:
In der Unternehmensübersicht werden alle Unternehmen zusammengefasst, die mit der Hochschule bzw. Akademie verbunden sind. Dabei kann festgelegt werden, wer berechtigt ist, ein neues Unternehmen einzutragen. Zunächst ist dies ein Mitarbeitender, dem innerhalb des TraiNex’ das Recht zum Management der Unternehmen zugeordnet wird. Dieses Recht kann auch an andere Personengruppen vergeben werden. So wäre es möglich, dass jeder Studierende ein Unternehmen, bei dem er beschäftigt ist, in das TraiNex einträgt. Neben wichtigen Kerndaten, wie Name, Adresse, Internetseite, Logo oder Mitarbeiterzahl, können noch weitere Daten hinterlegt werden, die das TraiNex intelligent vernetzt: Zum einen, welche Studierenden in dem Unternehmen beschäftigt sind oder waren. Eingetragene Beschäftigungszeiten werden automatisch in Wochen umgerechnet und aufaddiert, so dass auf einen Blick auch die Länge eines auf mehrere Unternehmen verteilten Praktikums deutlich wird. Dadurch kann leicht überprüft werden, ob z. B. Pflichtpraktika nach Art und Umfang korrekt absolviert wurden. Zum anderen weist das TraiNex alle jemals bei diesem Unternehmen tätigen Studierenden aus.
Speziell für Verwaltungs- und Wirtschafts- bzw. Berufsakademien, bei denen zwischen einem Studierenden und seinem Unternehmen eine enge vertragliche Verpflichtung inklusive Berichtspflichten besteht, umfasst das Unternehmensmodul nun auf Wunsch auch die Möglichkeit eines externen Zugriffes. Dieser bietet den Personalverantwortlichen einen abgestuften Zugriff auf die Daten derjenigen berufsbegleitenden Studierenden, die zu diesem Unternehmen gehören. Dabei können die Zugriffsrechte für diese externen Personen fein abgestuft vergeben werden.
Für jeden Studierenden können sämtliche Unternehmenszugehörigkeiten dokumentiert werden (links) und bei jedem Unternehmen sind alle zugehörigen Studierenden abrufbar (mittig) sowie Personalverantwortliche inkl. Zugriffsrechten definierbar (rechts).
