Das gleiche gilt für die Eingabe neuer Bankverbindungen, die ebenfalls nach Aktualität sortiert sind. Diese Übersicht bietet dabei nicht nur eine schnelle Kontrollmöglichkeit bei der Abrechnung, sie wird auch in den anderen Bereichen der Honorarabrechnung genutzt, um die Arbeit von Verwaltung und Dozenten weiter zu erleichtern.

 

Dozent hat Stundenabrechnung im Blick

Der zweite Bereich ermöglicht dem Dozenten, die abrechenbaren Stunden leicht zu ermitteln. Dazu muss der Dozent in seinem TraiNex-Kalender lediglich in die Listenansicht wechseln. Hier sieht er, wie bisher, in einer Übersicht seine bisherigen und zukünftigen Veranstaltungen. Neu ist die Vor-Berechnung der konkret abrechenbaren Stunden. Sobald der Dozent auf dieser Basis seine Papierrechnung erstellt hat und an die Verwaltung gesendet hat, kann er die Unterrichtsstunden mit dem Button „eingereicht“ markieren. Danach sieht nun der dafür zuständige Mitarbeiter in der Verwaltung, dass eine Rechnung von dieser Person vorliegt oder eingehen wird. Der Dozent kann auch bei Bedarf über den weiteren Fortgang seiner Zahlungen auf dem Laufenden gehalten werden: sowohl der Eingang seiner Rechnung als auch die Anweisung der Zahlung erscheint dann.

 

Effektive Kostenkontrolle durch Administrator und Management

Dies alles wird im dritten Bereich für die Honorarabrechnung verwaltet. Ein Admin, mit entsprechender Sonderfunktion, kann pro Dozent sehen, für welche Fächer dieser eine Rechnung eingereicht hat. Anhand der erbrachten Stunden und der hinterlegten Vertragsdaten errechnet das TraiNex automatisch den Betrag, der diesem Dozenten für dieses Fach zusteht. Dabei wird berücksichtigt, wenn das Vertragsverhältnis zum Zeitpunkt der Leistungserbringung vom aktuellen Vertrag abweicht. Reicht also z. B. ein Dozent, der in Teilzeit 32 Euro die Stunde verdient, eine Rechnung für eine Veranstaltung

ein, die er damals noch als freier Dozent für 20 Euro die Stunde gehalten hat, dann wird dies automatisch vom TraiNex berücksichtigt. Nachdem der Eingang der Rechnung mit nur einem Klick bestätigt wurde, kann nun einfach überprüft werden, ob der eingereichte Betrag korrekt ist oder ob noch Anpassungen vorgenommen werden müssen.

 

Neben dem eigentlichen Gehalt können auch Sonderzahlungen, z. B. Fahrtgeld, eingetragen werden. Auch ist es möglich, die vom TraiNex aus den hinterlegten Vertragsdaten errechneten Beträge manuell abzuändern. Praktisch ist dies z. B., wenn Dozenten eine Pauschale als Leiter einer Gruppe bekommen. Ist alles korrekt und die Zahlung angewiesen, kann dies dem Dozenten mit nur einem weiteren Klick in dessen Ansicht übermittelt werden. Als Komfortfunktion zeigt das TraiNex außerdem eine Übersicht aller Zahlungen an diesen Dozenten an. Neben bereits getätigten und noch offenen Zahlungen sind hier auch zukünftige Zahlungen zu sehen, die sich aus schon eingetragenen, aber noch nicht geleisteten Stunden dieses Dozenten ergeben. Dies alles wird ebenfalls in einer grafischen Übersicht angezeigt, um mit einem Blick die Zahlungen an einen Dozenten erfassen zu können. Besonders interessant für das Management: In Sekundenschnelle kann prognostisch, auch für alle Dozenten im Vergleich, ermittelt werden, mit welchen Personalkosten im nächsten Monat zu rechnen ist! Dank dieser zusätzlichen grafischen Anzeigen unterstützt das TraiNex nun, noch mehr als zuvor, eine effektive Kostenkontrolle.

 

Insgesamt sorgen die neuen Funktionen für einen Zugewinn an Komfort und Übersichtlichkeit für Dozenten und Verwaltung. Der Dozent hat einen schnellen Überblick über seine Zahlungen, die Verwaltung wiederum wird durch die zentrale Lagerung aller relevanten Daten – Vertragsdaten, Bankverbindung, geleistete Stunden – bei einer schnellen Zahlungsabwicklung und effektiven Kostenkontrolle unterstützt. Schlussendlich kann das Management den Haupt-Kostentreiber „Personal“ besser im Controlling berücksichtigen.

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Die grafische Darstellung

der Honorarzahlungen an Dozenten

unterstützt die Verwaltung effektiv bei der Kostenkontrolle.