Alexander Müller ist im Stress. Vor dem Verwaltungsmitarbeiter liegt die Rechnung des freien Dozenten Peter Droste über 35 Stunden in vier verschiedenen Kursen. Akribisch durchsucht er den Kursplan der letzten zwei Monate und notiert auf einem kleinen Zettel die Stunden des Dozenten Droste, um die Korrektheit der Stundenanzahl zu überprüfen. Zuvor hatte er bereits den dicken Ordner mit den alten Rechnungen gewälzt, um sicher zu gehen, dass es bei den abgerechneten Stunden zu keinen Dopplungen gekommen ist. Während Müller nun noch einmal die Stunden durchgeht, weil er sich beim ersten Mal verzählt hatte, fällt ihm plötzlich ein: „Hatte der Dozent Droste nicht vor kurzem noch einen Vertrag ohne Fahrtkostenerstattung und mit einem anderen Stundensatz?“ Bei dem Gedanken, jetzt auch noch die Verträge des Dozenten heraussuchen zu müssen, resigniert Müller kurzfristig und geht sich erst einmal einen Kaffee holen. „Wenn es nur eine Möglichkeit gäbe, dass ganze abzukürzen!“, denkt er, während er frustriert in seiner Tasse rührt.
Auch, wenn die obige Situation fiktiv ist, kennen sicherlich viele den hohen Aufwand, der im Zusammenhang mit den Eingangsrechnungen, gerade der freien Mitarbeiter, entsteht. In enger Zusammenarbeit mit einer Hochschule hat die Trainings-Online GmbH das TraiNex weiterentwickelt, um allen Kunden hierfür eine komfortable und zeitsparende Lösung anbieten zu können. Gleichzeitig kann nun auch der Dozent mit einem Blick seine geleisteten Stunden und den Stand seiner Zahlungen erfassen. Die gesamte Honorarverwaltung lässt
sich dabei in drei Bereiche aufteilen, die ineinander greifen und sich ergänzen. Ganz gemäß dem Anspruch des TraiNex’, immer eine ganzheitliche Lösung für die anspruchsvollen Aufgaben der modernen Hochschule zu bieten.
Der erste Bereich ist die Verwaltung der Dozentenverträge und Bankverbindungen. Auf der Profilseite des jeweiligen Dozenten können Administratoren, die über die beiden neuen Sonderfunktionen „Dozentenverträge“ und „Bankverbindungen“ verfügen, die sensiblen Vertragsdaten bzw. die Bankverbindungen des jeweiligen Dozenten einsehen, ändern und verschlüsselt abspeichern. Die Daten werden dabei jeweils so präsentiert, dass der aktuelle Vertrag inklusive aktueller IBAN-Bankverbindung stets an erster Stelle steht. Soll ein neuer Vertrag für diesen Dozenten erstellt werden, kann ausgewählt werden, ob dieser als freier oder fester Dozent, in Voll- oder Teilzeit angestellt ist. Zusätzlich können der vereinbarte Stundenlohn, ein pauschaler Betrag pro Monat oder Zusatzentgelt-Vereinbarungen eingetragen werden. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, Soll-Stunden für z. B. Forschung und Lehre, einzutragen.
Ändert sich der Vertrag eines Dozenten, z. B. weil ein ehemals freier Dozent nun festangestellt wird, wird der neue Vertrag, inklusive dem Datum des Vertragsbeginns, ins TraiNex eingetragen. Das System kontrolliert dabei automatisch, dass jedem Dozenten für jeden Zeitraum nur jeweils ein Vertrag zugeordnet ist, Überschneidungen sind damit ausgeschlossen.
Übersichtlich werden im TraiNex alle, für die Honorarabrechnung der Dozenten wichtigen Daten, ausgewertet und zentral zusammengefasst.
