beispielsweise steht "es gibt bei 50 Personen 6 Änderungen". Die Änderungen werden dem Verwalter sofort farblich hervorgehoben präsentiert und er kann diese annehmen oder ablehnen. Das Verfahren funktioniert auch standortübergreifend mit mehreren Statistikbeauftragten.

 

 

Alle nun verifizierten Daten fließen einerseits in das Stammdatenblatt des Studierenden zurück und werden andererseits automatisch codiert, da das TraiNex im Hintergrund immer noch die aktuellen Codes des Landesamtes für Statistik verwendet. Wenn das Landesamt für Statistik einzelne Codes löscht oder neue Codes mitteilt, was einmal jährlich der Fall ist, kann der Statistikbeauftragte der Hochschule diese Änderungen schnell selbst im TraiNex einpflegen.

 

Das Ganze mündet in einen Mausklick, mit dem das amtliche Excel pro Studiengruppe heruntergeladen werden kann. Alle

Informationen der Studienanfänger sind codiert am richtigen Platz der Excel-Tabelle. Sobald das Excel der bisherigen Studierenden aus dem letzten Halbjahr um das Studienanfänger-Excel des aktuellen Halbjahres ergänzt wurde, kann es direkt via Mail zum Landesamt für Statistik geschickt werden.

 

 

Der Nutzen 

Schnell wurde deutlich, dass sich die Funktion des automatischen Codierens positiv auf den Arbeitsaufwand auswirkt. Zum einen müssen die Studierenden keinen zusätzlichen Papierbogen zu Studienbeginn mehr ausfüllen, sondern sind nur angehalten, die vorhandenen elektronischen Daten einmalig zu prüfen. Dies wird von studentischer Seite als deutlicher Servicezuwachs wahrgenommen. Zum anderen entfällt auf Verwaltungsseite der Hochschule die bisherige Mehrfacheingabe von Stammdaten sowie das aufwendige Codieren und Zuordnen der Codes in spezielle Excel-Spalten.

Das empfindet der Statistikbeauftragte der Fachhochschule, als eine große Erleichterung: „Mit dem TraiNex ist der Aufwand deutlich kleiner und wir können viel Zeit einsparen.“ Allein nur das Codieren der Daten habe zu Studienbeginn ein bis zwei Wochen gedauert. „Der Arbeitsbereich des Codierens ist dank TraiNex überhaupt nicht mehr vorhanden. Das ist so genial“, fügt er erleichtert hinzu.

Mit nur einem Klick erstellt das TraiNex aus den hinterlegten Stammdaten das Excel mit den Codes der Studienanfängern für das Landesdatenamt für Statistik, in diesem Fall für das Bundesland NRW.