Papier-Fragebogen wurde nach der Abgabe vom Verwaltungspersonal der Fachhochschule quasi zunächst in die Sprache des Landesamtes für Statistik übersetzt. Das heißt, dass alle Codes via Codetabellen zugeordnet werden mussten: So bekommt der Wohnkreis Aachen die Nummer 05354 und ein Erststudium in Mannheim die 6780. Diese amtlich erforderliche Übersetzungsarbeit dauerte pro Student ca. zehn Minuten, was sich bei 100 Studierenden zu circa drei Tagen Arbeit summierte. Anschließend mussten die Codes von jedem Fragebogen in bestimmte Spalten des amtlichen Excels gesetzt und um Standardcodes für Geschlecht oder Nationalität ergänzt werden, was insgesamt nochmals circa zehn Stunden Arbeit verursachte.

 

Diese Exceltabelle und ein zusätzlicher Erhebungsbogen mussten dann postalisch an das Landesamt für Statistik geschickt werden. Mit der immer größer werdenden Anzahl an Studierenden stieß dieses Vorgehen an Belastungsgrenzen.

 

 

Ziel und Lösungsansatz

Die Fachhochschule äußerte den Wunsch nach einem TraiNex-Modul, das die einzutragenden Stammdaten direkt und selbstständig codiert. Mehrfache Abfragen unter Studierenden sollten vermieden werden. Die bestehende Paper-Pencil-Befragung sollte am besten durch eine elektronische Kontrolle der aus dem Bewerbungsprozess vorhandenen Daten ersetzt werden.

 

Die Trainings-Online Gesellschaft für E-Portale mbH kontaktierte hierzu zunächst das zuständige Landesamt für Statistik, um konkrete amtliche Anforderungen in Erfahrung zu bringen. Nach mehrmonatiger Entwicklung, die in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden durchgeführt wurde, konnte das Modul "LDS-Statistik" in das bestehende TraiNex und den laufenden Betrieb der Fachhochschule komplett integriert werden.

 

Die Daten einer einzelnen Person müssen nun lediglich nur noch einmal angelegt werden und

können ab diesem Zeitpunkt im TraiNex verwaltet werden. Das Eintragen beziehungsweise Verwalten der Daten erfolgt über einen digitalisierten Personalbogen, der neben festen Auswahl-Feldern wie „Wohnort“ oder „Hochschulzugangsberechtigung“ auch freie Textfelder für spezielle Daten wie "Eignung" oder Upload-Felder für beispielsweise den Lebenslauf enthält. Dieser Bogen wird bereits bei der Online-Bewerbung vom Bewerber selbst ausgefüllt, wobei unmerklich die Codes des Amtes sofort verwendet werden.

 

Nach erfolgreicher Bewerbung wird der Bewerber zum Studierenden. Alle Daten und Codes aus dem Bewerber-Stammdatenblatt   werden dabei automatisch in das Stammdatenblatt des Studierenden überführt.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Später, bei Studienbeginn bekommt der Studienanfänger im TraiNex auf der Startseite präsentiert, welche seiner wichtigen Stammdaten bereits für seine Person hinterlegt sind. Der Studierende wird innerhalb der ersten Studienwoche amtlich aufgerufen, diese Daten im TraiNex zu prüfen. Falls Stammdaten sich seit der Bewerbung geändert haben oder falsche Stammdaten hinterlegt wurden, dann hat der Studierende die Möglichkeit, diese Fehler zu korrigieren und eine Änderung der Stammdaten einzuleiten. Der Statistikbeauftragte der Hochschule kann dann nach einer Woche eine Übersicht im TraiNex abrufen, in der

Der Statistikbeauftragte profitiert davon, dass die Studierenden ihre Daten selbst eingeben und TraiNex die Codierung übernimmt.                                                                 Fotos: Fotolia