Zu unseren Kunden gehören mehrere der über 100 Verwaltungs- und Wirtschaftsakademien in Deutschland. Bildungsziel der Akademien ist es, Berufstätigen in Wirtschaft und Verwaltung wissenschaftliche Kenntnisse und berufliche Fähigkeiten anwendungs- und praxisbezogen zu vermitteln, um sie für Fach- und Führungsaufgaben zu qualifizieren. Zurzeit absolvieren 20.000 Studierende das Weiterbildungsstudium auf Hochschulniveau. Die Studierenden können z. B. den Abschluss Betriebswirt (VWA) erlangen. Das Trainex wird derzeit von drei VWAs mit insgesamt ca. 3.000 Nutzern verwendet.
Vor der Einführung des TraiNex' im Jahr 2003 wurde der Einsatz der Dozenten klassisch und ohne TraiNex wie folgt geplant:
Das Verwaltungspersonal der VWA erfragte über einen Listen-Mail-Verteiler bei allen für Lehreinsätze vorgesehenen Dozenten, ob diese in bestimmten Zeiträumen der Planung nicht verfügbar sein würden, z. B. wegen Urlaubs. Nach Rücklauf der Mails wurden diese Daten zunächst kalendarisch aufbereitet. Danach erstellte die VWA manuell in Listen einen Lehrveranstaltungsplan,
in welchem die verschiedenen Module der einzelnen Studiengruppen, die Dozenten und die Lehrveranstaltungsräume für das kommende Semester festgelegt wurden. Der Plan umfasste rund acht DIN-A-4-Seiten pro Studiengruppe.
Dieser Plan wurde dann in ausgedruckter Form an sämtliche Dozenten geschickt. Die Lehrenden überprüften, ob die geplanten Termine mit beispielsweise neuen privaten Terminen kollidierten. Ein Dozent, der in drei Studiengruppen unterrichtete, musste also auf circa 24 DIN-A-4-Blättern die eigenen Lehrveranstaltungen zwischen allen anderen heraussuchen, dann mit seinem Kalender vergleichen und dort eintragen.
Änderungen von Terminen im laufenden Semester waren nicht praktikabel und deshalb grundsätzlich nicht vorgesehen, da eine nachträglich größere Änderung einen Neuversand des Plans an betroffene Dozenten und Studiengruppen zur Folge gehabt hätte.
Da die Anzahl an Studierenden stetig anstieg, wurde diese Methode der Einsatzplanung zunehmend aufwendiger, da zwischenzeitlich bis zu 60 DIN-A-4-Blätter pro Dozent ausgedruckt werden mussten. Darunter litt somit auch die Übersichtlichkeit des ausgedruckten Lehrveranstaltungsplans und für die Dozenten wurde das Abgleichen der Termine zunehmend zeitintensiver. Als Folge mussten die Studierenden länger auf die Veröffentlichung des endgültigen Lehrveranstaltungsplans warten.
