Ziel und Lösungsansatz

Wichtigstes Ziel war, den Service für Studierende im Bereich der Katalogsuche zu verbessern. Auch die Arbeit der Bibliotheksmitarbeitenden sollte vereinfacht werden, unter anderem durch eine standortübergreifende Vereinheitlichung des Managements der Ausleihe. Letztlich mussten die externen Prüfkriterien der institutionellen Akkreditierer an Bibliotheken beachtet werden. Technische Nebenbedingung war, dass der in Excel organisierte Alt-Bestand in das neue System einmalig importierbar sein sollte.

 

Die Vielzahl der Anforderungen führte zur Bildung einer Arbeitsgruppe, die die Prozesse des Bibliothek-Altsystems zunächst analysierte und im Hinblick auf künftige Anforderungen neu überdachte und dokumentierte. Schnell war dabei klar, dass keine technische Insellösung angestrebt werden sollte. Als beste Lösung wurde die Integration des Bibliothekssystems in das Campus-Management-System TraiNex angesehen. Das TraiNex, welches bereits seit der Gründung der FHM erfolgreich genutzt wird, beinhaltete zu diesem Zeitpunkt bereits ein einfaches Bibliotheksmodul. Es wurde letztlich beschlossen, dieses Modul im Hinblick auf die Bedürfnisse mittelgroßer Ausleih-Bibliotheken zu professionalisieren.

 

So entstand ein Pflichtenheft und innerhalb von drei Monaten wurde das Bibliotheksmodul programmiertechnisch relaunched. Dieses Modul gleicht einem internen OPAC, in welchem sämtliche Medien aller Standorte verwaltet werden können. Medien sind Bücher oder auch CDs, Sammelordner oder freigegebene Abschlussarbeiten. Auch ist es möglich, Online-Medien wie Buch-Volltexte hochzuladen, welche dann per Sofortabruf von den Studierenden direkt heruntergeladen und eingesehen werden können. Serviceorientiert ist es jederzeit möglich, via Web im TraiNex zu sehen, welche Medien an welchem Standort verfügbar, ausgeliehen, vormerkbar oder verlängerbar sind.

 

Auf Wunsch des Bibliotheksverwalters wurde es ermöglicht, die Mediensignatur automatisch auch als QR-Code zu erstellen, so dass der Code als Ausdruck auf das Buch geklebt werden kann. Dadurch geht die Ausleihe und Rückgabe per Scanner schnell von statten. Des Weiteren wird bei der Ausleihe automatisch das Buchcover neben dem Profilbild des Ausleihers bildhaft

dargestellt, wodurch im Ausleihprozess durch den Abgleich der beiden Bilder zusätzliche Sicherheit erzielt wird. Der Ausleiher bekommt keinen Ausleihausdruck mehr, sondern eine automatisierte E-Mail, die Medium und Rückgabedatum beinhaltet.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Zudem wird der Nutzer automatisch per E-Mail benachrichtigt, falls er eine Ausleihfrist deutlich überzogen haben sollte. Jeder Nutzer wird auch auf seiner personalisierten Startseite darauf hingewiesen, ob eines seiner ausgeliehenen Medien die Ausleihfrist überschritten hat. Mit einem Klick ist man von dort in der personalisierten Ausleihliste und erkennt, ob man bereits Überziehungsgebühren zahlen muss oder ob eine Verlängerung nicht mehr möglich ist, da eine andere Person das Buch vielleicht vorgemerkt hat.

 

Auch bietet das System Verlinkungsmöglichkeiten zu Literaturempfehlungen der Dozenten, so dass diese Empfehlungen automatisch mit dem Bibliotheksbestand im TraiNex verglichen werden. Studierende sehen beim Abrufen des Lehrmaterials somit nicht nur direkt die empfohlene Literatur, sondern auch Infos wie: "Das Buch 'Marketing' von Meffert ist in der Bibliothek verfügbar und steht am Standort R33" oder "Das empfohlene Buch 'Produktion' von Adam ist noch nicht verfügbar, aber bereits zur Beschaffung vorgeschlagen".

 

Die Studierenden können auch eigenständig Bücher als Beschaffungsvorschlag einreichen, der dann direkt als elektronischer Vordruck den Genehmigungsprozess einleitet.

Der Abgleich von Ausleiher-Foto und Buchcover

bietet zusätzliche Sicherheit