Der Entwicklungspartner und Kunde ist eine private, staatlich anerkannte Fachhochschule mit 4.000 Studierenden und 190 Lehrenden in drei Fachbereichen an acht Standorten. Bachelor und Master sowie DBA werden in Vollzeit, Teilzeit oder auch als Fernstudium angeboten.
Die ehemaligen Studierenden sind wichtige Kontakte für die Hochschule. Deshalb wurden die Alumni jeweils ein Jahr nach Studienende von der Verwaltung telefonisch zu ihrem Werdegang befragt. Mit dieser Verbleibsbefragung sollten der Kontakt zu den Ehemaligen aufrecht erhalten und die Kontaktdaten aktualisiert werden. Außerdem wollte die Verwaltung wissen, wie sich die Karriere der Absolventen seit dem Studienabschluss entwickelt hat. Die Kontaktaufnahme gestaltete sich jedoch aufwändig und belastete die Verwaltung
Die Daten im Campus Management System „TraiNex“ waren häufig nicht mehr aktuell, weil die AbsolventInnen nach dem Abschluss ihres Studiums keinen Grund mehr hatten, die Internet-Plattform zu besuchen. Stundenlang waren die Verwaltungsmitarbeiter damit beschäftigt, die vorhandenen Daten zu überprüfen oder Kontaktdaten aus alten Excel-Tabellen zusammen zu suchen. Oft waren die Daten völlig veraltet, sodass in detektivischer Kleinarbeit soziale Netzwerke wie Facebook oder Xing durchforstet werden mussten. Doch selbst dort waren manche Alumni nicht zu finden - die stundenlange Recherche blieb ohne Erfolg und wichtige Kontakte waren unwiederbringlich verloren.
Dennoch investierte die Hochschule viel Zeit in die Alumni-Arbeit, um auch neue Verbindungen zu Unternehmen aufzubauen, in welchen die Ehemaligen nun beruflich tätig waren. Besonders beliebt bei Studierenden und Absolventen gleichermaßen: Eine Praktikumsbörse, die an einer Magnetwand im Foyer der Hochschule aufgebaut wurde. Doch an dieser Anlaufstelle herrschte oft Chaos: Zwischenzeitlich befanden sich bis zu 80 DIN-A-4-Blätter ungeordnet an dieser Magnetwand, viele davon nicht mehr aktuell oder beschädigt.
